Introduktion
Din vagtplan i CRM er vores online vagtplansystem. Her finder du et klart overblik over medarbejdere, vagter og timer. Det er nerven i vores booking af instruktører og kursusledere til arrangementer, og derfor er det vigtigt, at systemet hele tiden er opdateret – både fra medarbejdernes og administrationens side. Vi forventer, at du som kursusleder og instruktør tjekker vagtplanen ofte for at være opdateret på ledige og tildelte vagter. Vær opmærksom på, at flere arrangementer bookes med kort varsel fra kundens side.
Login
Se filmen for at lære at logge ind:
Vælg:
Du tildeles ved ansættelse et personligt login med brugernavn – du modtager dette i en velkomst-mail. I velkomst-mailen klikker du på linket for at nulstille dit password.
Skulle du glemme det, kan du altid nulstille dit password på login-siden.
Første gang du logger ind
Under Min profil – Stamdata beder vi dig gøre følgende:
- Udfyld stamdata
- Indsæt et vellignende billede af dig
- Udvælg de afdelinger, du ønsker at se ledige vagter fra
Under Kompetencer beder vi dig udfylde følgende:
- Din tøjstørrelse; både overdel og underdel
- Har du selv købt CoastZone tøj, du bruger på arrangementer
- Har du kørekort
- Hvornår har du sidst taget førstehjælpskursus
OBS: Hvis du ændrer registrerings- og kontonummer, beder vi dig kontakte Camilla Christiansen direkte på camilla@coastzone.dk
Under fanen Password kan du ændre dit password
Opbygning
Vi arbejder med vagter i 2 hovedafdelinger;
- CoastZone Jylland/Fyn
- CoastZone Sjælland
Du er tilknyttet de afdelinger, som du enten har ytret ønske om eller som tilfalder dig naturligt rent geografisk og kompetencemæssigt. Hvis du ønsker tilknytning til flere afdelinger, kan du ændre det under Min profil – Stamdata.
For at holde termerne i systemets sprog, hedder arrangementer nu Vagter.
Forkortelser
I vagtplanen bruger vi forskellige forkortelser, herunder:
- INS for instruktør
- KL for kursusleder
Med mindre du er uddannet kursusleder i CoastZone regi, skal du ikke vise interesse for en vagt med betegnelsen KL.
Forklaring af vagttype:
- Oplevelser for teambuilding med fokus på oplevelser
- Udvikling for teambuilding med fokus på udvikling
Med mindre du er uddannet inden for udvikling i CoastZone regi, skal du ikke vise interesse for en vagt med betegnelsen Udvikling.
I vagtplansystemet vil vagterne være præsenteret således, at instruktørvagter står til venstre og kursusledervagter står til højre.
Vis interesse for en vagt
Der oprettes det antal vagter, der er behov for til det enkelte arrangement. Når vi har oprettet disse vagter, er de synlige for de tilknyttede instruktører i den pågældende afdeling.
Du finder alle ledige vagter her i Din vagtplan
Øverst på Din vagtplan ser du farvekoderne;
På den måde får du overblik over status på vagterne.
- Når en instruktør har vist interesse for en vagt, skifter farven fra gul til orange
- Du kan fortsat vise interesse selvom andre også har gjort det
- Tidspunktet angivet i overskriften er mødetidspunktet
- Til højre for tidspunktet finder du information om vagttypen; KL/INS og Oplevelser/Udvikling
- Dernæst finder du information om selve vagten; virksomhed, deltagerantal, mødested og om vagten er tildelt en kollega
- Er du interesseret i en vagt klikker du ind på vagten og læser alle detaljer om arrangementet
- Husk at skelne mellem de to omtalte forkortelser; INS (instruktør) / KL (kursusleder)
- Husk også kun at melde interesse for én af vagterne på samme arrangement
Når du har meldt interesse for en vagt, står du til rådighed, så længe dit navn står på vagten. Det er derfor VIGTIGT, at du sletter dit navn, hvis du ikke længere har mulighed for at tage vagten.
Det gør du ved at klikke på den respektive vagt og trykke:
Tildeling af vagt
Når alle detaljer omkring et arrangement er på plads, tildeler vi først og fremmest vagterne ud fra kompetencer:
- Hvad kræver opgaven?
- Hvem er kunden?
- Hvilke hænder vil egne sig bedst til denne opgave?
Herefter får først-til-mølle-princippet betydning.
Hovedreglen er, at vi hurtigst muligt, dog senest 1 uge før arrangementet, fordeler vagterne blandt de interesserede med følgende undtagelser:
- Hvis arrangementet bookes meget tæt på arrangementsdato
- Hvis for få instruktører har vist interesse for vagterne
- Hvis kunden ændrer på indhold og program
Hvis du tildeles en vagt, kan du se følgende i din Vagtplan:
- Vagten skifter fra gul til lysegrøn og vi afventer din godkendelse af vagten.
Du modtager samtidig en SMS. Du skal i SMS’en vælge Godkend/Afvis.
Når du klikker på linket, kommer du frem til denne side, hvor du skal godkende eller afvise:
Når du bekræfter vagten kan du i Din vagtplan se, at farven skifter fra lysegrøn til mørkegrøn.
Hvis ikke du tildeles en vagt, du har vist interesse for, kan du se online, at vagten ikke længere er ledig. I den forbindelse modtager du ikke en SMS.
Fordeling af vagter
Vær tålmodig: Fordi vi vægter niveauet blandt vores instruktører højt, tager vi som udgangspunkt kun 1-2 nye instruktører med på hvert arrangement. Som ny instruktør skal du derfor være forberedt på, at du ikke tildeles så mange vagter i starten, da der kan være mange nye i træning i samme periode.
Højsæson: Vores højsæson løber primært fra medio april til ultimo juni og igen fra medio august til ultimo oktober. Der vil være flest vagter udbudt i disse perioder.
Varighed af vagt: Der kan være stor forskel på, hvor mange timer en vagt strækker sig over. Du vil som instruktør altid være sikret minimum 3 timers arbejde på én vagt. Ved online-arrangementer kan vagten dog være kortere end 3 timer.
Ændringer i vagt: Hvis tidspunkt, varighed, indhold, geografi eller lignende ændres, har du mulighed for at afvise vagten eller fastholde den i den nye form.
Annullering af vagt: I tilfælde af at kunden aflyser sit arrangement, kan CoastZone vederlagsfrit annullere din tildelte vagt indtil 14 dage før arrangementsdato. Såfremt kunden aflyser arrangementet mindre end 14 dage før arrangementsdato, godtgøres 50% af den løn, du oprindeligt ville få for den tildelte vagt.
Information om arrangementet
I vagtplan: Når du er tildelt og har godkendt din vagt, finder du her praktisk information om selve arrangementet (dato, mødetid, deltagerantal, sted osv.)
Fra kursusleder: Senest 24 timer forud for din vagt modtager du en uddybende informationsmail fra kursuslederen for det specifikke arrangement.
Sygdom
Der foregår et stort logistikarbejde, når vi tildeler vagter. Det har derfor meget stor betydning for os, at du møder op på de vagter, du tildeles. Vi booker ikke backupinstruktører og har derfor svært ved at dække vagten, hvis du melder dig syg. Hvis du bliver syg, skal du hurtigst muligt kontakte Melanie Miller eller Tabitha Nielsen.
Vi udbetaler ikke sygedagpenge.
Transport
- Du er selv ansvarlig for transport til og fra arrangement eller opgave
- Befordringsfradrag fra SKAT er muligt i forbindelse med opgaver mere end 12 km fra hjemmet
- At opgive befordring til SKAT er din opgave
- Samkørsel med andre instruktører er muligt ved egen planlægning via Facebook gruppen; CoastZone INS Danmark
- Der er tillæg på din instruktørvagt, når et arrangement afvikles mere end en halv times transport fra Stilling/Københavns Hovedbanegård. Tillægget er på 150kr i timen og beregnes ud fra et Google Maps estimat over køretiden.
- Som kursusleder får du oveni din KL-vagt et tillæg på 150kr i timen for transporttiden frem og tilbage fra Rungstedgaard eller kontoret i Stilling og ud til afviklingsstedet (beregnes ud fra et Google Maps estimat over køretiden).
Brugere = kollegaer
Vagter over flere dage
Systemet kan kun håndtere 24 timers vagter. Det betyder, at vagter, der strækker sig over flere dage, oprettes med en vagt pr. dag i alle de dage, arrangementet løber. Du kan se i overskriften, om der er tale om en vagt over flere dage.
For at vise interesse for en sådan vagt, skal du vise interesse for vagten begge dage.
Annullering af vagt
Det sker, at en kunde annullerer sit arrangement eller ændrer væsentligt i deltagerantal og indhold, hvilket har naturlig indflydelse på behovet for bemanding. Læs mere om dine rettigheder i den forbindelse i Instruktørhåndbogen og Kursuslederhåndbogen på CZIF.dk.
Vagtbytte
Fordi vi hver gang ønsker at stille med det stærkeste team til den pågældende opgave, vælger vi instruktører ud fra kriterier som kompetencer, erfaring og kundetype. Det betyder også, at det ikke er muligt at bytte en tildelt vagt. Får du alligevel behov for at komme af med en vagt, skal du tage fat i Melanie Miller eller Tabitha Nielsen
Forhindret i at tage en vagt efter at du har accepteret
Der foregår et stort logistikarbejde, når vi tildeler vagter. Det har derfor meget stor betydning for os, at du møder op på de vagter, du tildeles. Vi booker ikke ekstra instruktører til backup, det er derfor vigtigt at du kontakter Tabitha Nielsen (for vagter på Jylland/Fyn) på tabitha@coastzone.dk eller via SMS til +45 2985 2936 eller Melanie (for vagter på Sjælland) på melanie@coastzone.dk eller via SMS til +45 29885868 og fortæller at du ikke kan tage den vagt, du har accepteret, så vil hun gå ind og fjerne dig fra vagten.
Løn
Din løn opgøres ud fra timer fra din vagtplan. Derfor er det vigtigt, at du følger med og giver besked, hvis noget ikke stemmer overens. For mere information omkring løn, se Instruktørhåndbog.
Er du i tvivl?
Har du spørgsmål eller er du på nogen måde i tvivl omkring brugen af systemet, skal du kontakte Tabitha eller Jesper via kontaktoplysningerne som du finder to afsnit herover.